Hallur Símonarson, innri endurskoðandi Reykjavíkurborgar, hefur sent frá sér yfirlýsingu vegna umræðu um hvort tölvupóstum hafi verið eytt eða ekki eytt úr pósthólfum starfsmanna borgarinnar.
Í Silfrinu um liðna helgi sagði Dóra Björt Guðjónsdóttir, oddviti Pírata og forseti borgarstjórnar, að engum tölvupóstum í svonefndu braggamáli hefði verið eytt. Eyþór Arnalds, oddviti sjálfstæðismanna, las þá upp úr skýrslu Innri endurskoðunar um braggamálið þar sem hið gagnstæða kemur fram.
Í grein í Fréttablaðinu í vikunni sagði Dóra Björt orðrétt:
„Margoft hefur það komið fram í umræðunni að tölvupóstum Hrólfs, fyrrverandi skrifstofustjóra SEA, hafi verið eytt – sem er rangt. Rangfærslurnar eru ýmiss konar.“
Samkvæmt minnisblaði Halls er þetta ekki rétt hjá forseta borgarstjórnar.
Þar segir:
Skoðun Innri endurskoðunar á endurheimtum afritum tölvupósthólfanna leiddi í ljós að í þeim er ekki að finna alla tölvupósta viðkomandi frá því að tölvupóstkerfið Outlook var tekið í notkun árið 2012. Í tölvupósthólfi fyrrverandi skrifstofustjóra er elsti útsendi tölvupóstur dagsettur 28. apríl 2017 en elsti innkomni tölvupóstur dagsettur 22. ágúst 2012. Í tölvupósthólfi verkefnastjórans er elsti útsendi tölvupóstur dagsettur 26. október 2017 og elsti innkomni er dagsettur 6. október 2017.
Samkvæmt ofangreindu er ljóst að útsendum tölvupóstum hefur verið eytt úr pósthólfi skrifstofustjórans. Hins vegar er ekki hægt að meta hvort einhverjum innkomnum póstum hefur verið eytt því fyrirliggjandi eru þar tölvupóstar frá öllum tímum ofangreinds tímabils, það er frá ágúst 2012. Öllum tölvupóstum í pósthólfi verkefnastjórans fyrir október 2017, sbr. hér fyrir ofan, hefur verið eytt. Innri endurskoðun getur ekki staðfest hvort meðal hinna eyddu pósta hafi verið tölvupóstar varðandi Nauthólsveg 100.
———————
Minnisblað Innri endurskoðanda hljóðar svo:
Tilefni þessa minnisblaðs er að svo virðist sem uppi séu mismunandi túlkanir á því hvort í skýrslu Innri endurskoðunar komi fram að tölvupóstum hafi verið eytt.
Því skal bent á það að í skýrslunni segir að farið hafi fram tiltekt í tölvupósthólfum. Það getur falið í sér að tölvupóstar hafi verið færðir í skjala-vörslukerfi og síðan eytt úr tölvupósthólfi, en það getur líka þýtt að þeim hafi verið eytt varanlega. Þar sem ekki er hægt að fullyrða að tölvupóstum hafi verið eytt varanlega notaði Innri endurskoðun það orðalag að tiltekt hefði farið fram, sem vissulega er staðreynd.
Það eina sem hægt er að fullyrða með vissu er að það eru engir tölvupóstar í viðkomandi pósthólfum á þeim tímabilum sem greinir hér fyrir neðan.
Eins og fram kemur á bls. 76 í skýrslunni skoðaði Innri endurskoðun skjöl varðandi framkvæmd- irnar að Nauthólsvegi 100 í skjalavörslukerfi borgarinnar og fann þar einungis örfáa tölvupósta varðandi þetta verkefni. Hafa ber í huga að það liggur ekki fyrir hvort einhvern tíma voru sendir fleiri tölvupóstar varðandi þetta verkefni heldur en þeir sem Innri endurskoðun fann. Aðrir tölvupóstar úr umræddum pósthólfum kunna að hafa verið vistaðir í skjalavörslukerfi eins og ber að gera.
Í tilefni af rannsókn á framkvæmdum við Nauthólsveg 100 kallaði Innri endurskoðun eftir afriti af tölvupósthólfum verkefnastjóra hjá Skrifstofu eigna- og atvinnuþróunar (SEA) og fyrrverandi skrifstofustjóra skrifstofunnar frá upplýsingatæknideild borgarinnar (UTD). UTD tók afrit í raunumhverfi af pósthólfi beggja aðila en þar sem ljóst var að afritin innihéldu ekki alla pósta fyrir það tímabil sem var til skoðunar kallaði Innri endurskoðun eftir eldra afriti sem UTD hafði tekið 31. ágúst 2018 annars vegar og 30. september 2018 hins vegar. Afrit eru tekin af öllum tölvupósthólfum með reglubundnum hætti og nýtt afrit er skrifað yfir eldra afrit. Þetta verklag er í samræmi við verkferla og reglur um afritatöku, enda er gert ráð fyrir að starfsmenn visti gögn í skjalavistunarkerfi borgarinnar og því ættu engin gögn að glatast þó skrifað sé yfir eldri afrit af tölvupósthólfum.
Skoðun Innri endurskoðunar á endurheimtum afritum tölvupósthólfanna leiddi í ljós að í þeim er ekki að finna alla tölvupósta viðkomandi frá því að tölvupóstkerfið Outlook var tekið í notkun árið 2012. Í tölvupósthólfi fyrrverandi skrifstofustjóra er elsti útsendi tölvupóstur dagsettur 28. apríl 2017 en elsti innkomni tölvupóstur dagsettur 22. ágúst 2012. Í tölvupósthólfi verkefnastjórans er elsti útsendi tölvupóstur dagsettur 26. október 2017 og elsti innkomni er dagsettur 6. október 2017.
Samkvæmt ofangreindu er ljóst að útsendum tölvupóstum hefur verið eytt úr pósthólfi skrifstofustjórans. Hins vegar er ekki hægt að meta hvort einhverjum innkomnum póstum hefur verið eytt því fyrirliggjandi eru þar tölvupóstar frá öllum tímum ofangreinds tímabils, það er frá ágúst 2012. Öllum tölvupóstum í pósthólfi verkefnastjórans fyrir október 2017, sbr. hér fyrir ofan, hefur verið eytt.
Innri endurskoðun getur ekki staðfest hvort meðal hinna eyddu pósta hafi verið tölvupóstar varðandi Nauthólsveg 100.
Í skýrslu Innri endurskoðunar um framkvæmdir að Nauthólsvegi 100 segir á bls. 76 um skoðun Innri endurskoðunar á tölvupóstum verkefnastjóra og fyrrverandi skrifstofustjóra SEA:
Þar sem farið hefur fram tiltekt í þeim á tímabilinu janúar 2014 til september 2018 getur Innri endurskoðun ekki sannreynt hvort verkefnastjóri SEA og fyrrverandi skrifstofustjóri SEA hafi fært tölvupósta sem varða framkvæmdir við Nauthólsveg 100 í skjalakerfi borgarinnar eins og þeim bar.
Þarna kemur skýrt fram að tekið hefur verið til í tölvupósthólfum þessara aðila og það getur þýtt að póstum hafi verið eytt, eins og rakið var í byrjun þessa minnisblaðs. Hins vegar ber að varast að túlka það svo að tölvupóstum hafi verið eytt í annarlegum tilgangi, til dæmis til að fela eitthvað, því í Reglum um tölvunotkun dagsettum 12. ágúst 2014 kemur fram að starfsmönnum ber að taka til í tölvupósthólfum sínum, sjá grein 2.3 um meðferð tölvupósts:
Notendur skulu taka reglulega til í tölvupósthólfi sínu, eyða tölvupósti sem ekki þarf að geyma og færa annað efni í skjalavistunarkerfi stofnunar til varðveislu.
Nauðsynlegt er að taka reglulega til í tölvupósthólfum, í fyrsta lagi til þess að færa í skjalavörslukerfi þau gögn sem ber að varðveita og í öðru lagi til að eyða þeim pósti sem þarflaust er að geyma og tekur geymslupláss að óþörfu.
Virðingarfyllst,
Hallur Símonarson
innri endurskoðandi Reykjavíkurborgar
